Organizaciones asociadas
Acuerdo de tratamiento de datos
Versión del 4 de octubre de 2026. Documento de trabajo pendiente de validación jurídica. Complementa las condiciones generales de las organizaciones asociadas.
1. Funciones
Respecto a los datos de sus alumnos y de sus administradores, la organización es responsable del tratamiento: decide cómo se utilizan. Conversa actúa como encargada del tratamiento: los trata únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la organización. Los datos de los formadores independientes de la bolsa y de los clientes particulares de Conversa quedan fuera de este acuerdo.
2. Objeto, naturaleza y duración
El tratamiento tiene por objeto la práctica oral de una lengua extranjera: conversaciones con un tutor IA, sesiones por videoconferencia con formadores, evaluación, seguimiento del progreso y transmisión de los resultados a la organización. Dura tanto como el contrato.
3. Datos y personas afectadas
- Alumnos: identidad, correo electrónico, identificador externo facilitado por la organización, lengua materna y lengua que practican, foto de perfil si la suben, grabaciones de su voz durante las conversaciones con el tutor IA, transcripciones, evaluaciones, informes de los formadores, asistencia a las videoconferencias.
- Administradores de la organización: identidad, cargo, correo electrónico, teléfono, registro de conexiones.
El vídeo y el sonido de las sesiones por videoconferencia circulan en directo entre los participantes y no se graban. No se solicita ningún dato sensible en el sentido del artículo 9 del RGPD; la organización procura no subir ninguno.
4. Compromisos de Conversa
- Tratar los datos únicamente según instrucciones documentadas de la organización, para prestar el servicio, e informarla si una instrucción le parece contraria a la normativa.
- Garantizar la confidencialidad: solo acceden a los datos las personas que lo necesitan para que el servicio funcione, y estas están sujetas al deber de secreto.
- Garantizar la seguridad: conexiones cifradas, contraseñas almacenadas en forma de huella (hash), datos de cada organización aislados, tokens de acceso de un solo uso, accesos de administración restringidos.
- Ayudar a la organización a responder a las solicitudes de las personas (acceso, rectificación, supresión, oposición) y a cumplir sus propias obligaciones (evaluación de impacto, consulta a la autoridad de control).
- Notificar a la organización cualquier violación de datos que le afecte con la mayor brevedad posible y, a más tardar, 48 horas después de haber tenido conocimiento de ella, junto con la información útil para su propia notificación.
- Poner a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir auditorías razonables, previa solicitud por escrito y con un preaviso de treinta días.
5. Subencargados del tratamiento
Conversa recurre a proveedores para: el alojamiento de los servidores y de los datos (en Francia), el pago en línea, el envío de correos electrónicos, la transcripción y la síntesis de voz, la inteligencia artificial conversacional y de evaluación, el avatar de vídeo y el enrutamiento de las videoconferencias. Algunos de estos proveedores tratan datos fuera de la Unión Europea; estas transferencias se rigen por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o por una decisión de adecuación.
La lista nominativa de los subencargados del tratamiento se comunica a la organización con solo solicitarla. Conversa le informa de cualquier incorporación o sustitución, y la organización puede oponerse por un motivo legítimo; si no hay acuerdo, puede rescindir el contrato sin coste.
6. Plazos de conservación
- Grabaciones de voz: 90 días y, después, eliminación automática.
- Transcripciones, evaluaciones e informes: mientras exista la cuenta del alumno, para su seguimiento del progreso.
- Cuentas: hasta que la organización las elimine o finalice el contrato.
- Facturas: diez años, en virtud de las obligaciones contables.
7. Fin del contrato
Al finalizar el contrato, la organización puede recuperar los resultados de sus alumnos desde su espacio o mediante la API. Salvo solicitud en contrario, Conversa elimina después sus datos, copias de seguridad incluidas, en un plazo de tres meses, con excepción de lo que la ley obliga a conservar.
8. Obligaciones de la organización
La organización informa a sus alumnos del tratamiento (finalidades, plazos, derechos), dispone de una base jurídica para realizarlo y solo envía a Conversa los datos necesarios. Es el interlocutor de las personas afectadas; Conversa le transmite cualquier solicitud que reciba directamente.
Consulte también la política de privacidad y el aviso legal.